Internetowy system do głosowania privote

privote jest twórcą wszechstronnego i uniwersalnego systemu umożliwiającego głosowanie online. Rozwiązanie to jest bardzo proste i intuicyjne w użyciu – nie ma potrzeby stosowania specjalnych urządzeń do głosowania, a posiedzenia przypominają te odbywane w tradycyjny sposób. Wystarczy mieć dostęp do Internetu z komputera (z kamerą i mikrofonem), tabletu lub smartfona.

Możliwe jest prowadzenie różnego rodzaju głosowań nad uchwałami, budżetami, sprawozdaniami itd. – jawnych lub tajnych, zwykłych lub ważonych (proporcjonalnie według posiadanych przez głosującego udziałów), oddawanie głosów uprzywilejowanych, głosowanie przez pełnomocników, wyłączenie z głosowań i sprawdzanie kworum. Dostępne są również dodatkowe usługi, jak np. prowadzenie posiedzenia przez notariusza, uzyskanie kwalifikowanego podpisu cyfrowego notariusza na raporcie z głosowań czy prowadzenie tłumaczenia na żywo.

Stworzony przez privote system gwarantuje bezpieczeństwo procesu głosowania dzięki wdrożonym mechanizmom, takim jak weryfikacja głosujących, szyfrowanie, cyfrowe podpisywanie dokumentów, wyliczanie sum kontrolnych, tworzenie raportów i logów zdarzeń oraz nagrywanie posiedzeń.

privote to młoda firma, ale założona przez doświadczonych menedżerów, związanych od paru dekad z rynkiem IT. Powstała, aby pod tą marką rozpocząć świadczenie usługi zdalnego oddawania głosów w bardzo prosty i intuicyjny, ale bezpieczny sposób – bez konieczności instalowania oprogramowania, za pomocą urządzenia z dostępem do Internetu, wyposażonego w przeglądarkę internetową, kamerę i mikrofon.

Większość dotychczas dostępnych na rynku systemów stanowi modyfikację oprogramowania do prowadzenia ankiet online albo narzędzi wideokonferencyjnych. Druga grupa istniejących rozwiązań to systemy udostępniające formularze do oddania głosu, ale bez możliwości komunikacji na żywo (głos i obraz). Systemy te nie gwarantują jednak bezpieczeństwa i możliwości swobodnej dyskusji nad głosowanymi uchwałami, co stanowi wymóg prawny i jest oczekiwane przez zarządy spółek prawa handlowego.

Pojawiła się zatem potrzeba stworzenia od podstaw bezpiecznego rozwiązania wideokonferencyjnego, rozbudowanego o wielofunkcyjny i łatwy w konfigurowaniu moduł umożliwiający przygotowanie i obsługę posiedzenia. Podstawowe funkcje modułu to zaproszenie użytkowników i przypisanie im uprawnień (osoba głosująca lub obserwator), weryfikacja uczestników podczas logowania, ewentualna akceptacja regulaminów i polityki przetwarzania danych osobowych, przeprowadzenie dyskusji i głosowań, a następnie dostarczenie raportu z ich wynikami.

Grzegorz Szyszka, prezes zarządu, privote:
Usługa privote powstała w odpowiedzi na zapotrzebowanie klientów i wskazywaną przez nich rynkową niszę. Chcieli mieć oni możliwość bezpiecznego głosowania online, bo ze względu na trwającą pandemię nie mogli dotrzeć do miejsca, w którym odbywało się posiedzenie. Ale widzimy dla tej usługi bardzo duży potencjał także po zakończeniu pandemii. Przyczyniła się ona do upowszechnienia zdalnej współpracy i popularyzacji nowych trendów, wśród których jest eliminacja kosztownych podróży w sytuacji, gdy sprawa może być załatwiona przez Internet. Natomiast dzięki nowej ustawie antycovidowej usankcjonowane prawnie zostało głosowanie w spółkach w sposób zdalny, bez konieczności dokonywania zmian w statutach.

Stworzenie tego typu unikalnego rozwiązania wiązało się z koniecznością integracji trzech obszarów. Pierwszy to stworzenie oprogramowania, za pomocą którego będzie świadczona usługa głosowania – tym zajęli się programiści firmy privote. Drugi obszar to moduł umożliwiający prowadzenie wideokonferencji – tutaj pomocne było gotowe oprogramowanie open source, które wymagało niewielkich modyfikacji i integracji z oprogramowaniem do głosowania, przede wszystkim w obszarze bezpieczeństwa, identyfikacji uczestników spotkania i prezentacji wyników głosowań.

Trzeci obszar to ciągłość działania, czyli zapewnienie wysokiej dostępności usługi. Głosujący uczestnicy spotkań to z reguły osoby wysokiego szczebla, dysponujące ograniczoną ilością czasu, nie mogło więc być mowy o nieplanowanych przerwach w spotkaniu, konieczności powtarzania całego procesu lub braku gwarancji, że ich głos został uwzględniony. Dlatego do obsługi systemu głosowania niezbędne było pozyskanie infrastruktury technicznej na jak najwyższym poziomie.

Prowadzenie streamingu audio i wideo, połączone z koniecznością zagwarantowania łączności uczestników spotkania z oprogramowaniem do głosowania, automatycznie przełożyło się na wymóg zapewnienia jak najbardziej wydajnej infrastruktury. Informatycy privote prowadzili testy swojego rozwiązania na wirtualnych maszynach, te jednak nie sprawdziły się ze względu na brak gwarantowanej wydajności. Konieczne okazało się zastosowanie fizycznych serwerów podłączonych do niezawodnej infrastruktury internetowej.

Do tego dochodzi kwestia skalowalności. Firma privote nieustannie pozyskuje nowych klientów, planuje też międzynarodową ekspansję. To przekłada się na brak możliwości precyzyjnego określenia przyrostu zapotrzebowania na sprzęt obsługujący całe rozwiązanie. Kolejnym aspektem jest bezpieczeństwo fizyczne (ochrona przed pożarem, zalaniem, zawaleniem budynku), jak i cyfrowe (ochrona przed atakami, utratą danych, awarią sprzętu).

Mając te wymogi na względzie, zarząd privote zdecydował się umiejscowić wszystkie mechanizmy umożliwiające świadczenie usługi głosowania na serwerach dedykowanych utrzymywanych w profesjonalnym i wszechstronnie skomunikowanym Centrum Danych Atman w Warszawie.

Dodatkowo dane zostały zabezpieczone przy pomocy Atman Backup – usługi cyklicznego i zautomatyzowanego tworzenia szyfrowanych kopii zapasowych na platformie BaaS, która znajduje się w innym centrum danych niż infrastruktura obsługująca system privote.

Grzegorz Szyszka, prezes zarządu, privote

O wyborze firmy Atman zdecydowało kilka aspektów. Jednym z podstawowych był fakt, że serwerownie, z których korzysta nasz system, są podłączone bezpośrednio do głównych węzłów sieci internetowej Atman, co gwarantuje zminimalizowanie opóźnień w transmisji danych audio i wideo. Doceniamy też wysoki poziom obsługi, bardzo zaangażowanej. Do naszej dyspozycji jest nie tylko opiekun sprzedażowy, ale także nigdy nie było problemów z dostępem do specjalisty technicznego z danej dziedziny. To jest unikalne podejście, bo nie wszyscy dają taką możliwość, żeby porozmawiać z administratorem odpowiedzialnym za daną infrastrukturę. Tymczasem nasi programiści i administratorzy już kilka razy wspólnie ze specjalistami z Atmana zastanawiali się, jak przygotować się do rozwoju, planować zastosowanie load balancingu, wdrażać kolejne serwery itd. W ten sposób otrzymaliśmy bardzo duże wsparcie i szczegółową techniczną rekomendację dalszych działań.

• Wysoka dostępność usług teleinformatycznych
• Niski próg wejścia: OPEX zamiast CAPEX
• Wysoki standard infrastruktury i obsługi centrum danych, w tym wsparcie techniczne 24/7
• Bezpieczeństwo, stabilność i wydajność działania środowiska, w którym pracuje system privote
• Bezobsługowy backup zapewniający ochronę przed utratą danych
• Gwarancja bezzwłocznej reakcji dostawcy na incydenty lub awarie sprzętowe i telekomunikacyjne
• Gwarancja szybkiej rozbudowy środowiska w razie potrzeby (łatwa skalowalność)
• Elastyczne podejście i możliwość konsultacji ze specjalistami IT dostawcy
• Możliwość koncentracji na działaniach operacyjnych i rozwojowych firmy
• Dodatkowe wzmocnienie wiarygodności dzięki współpracy z renomowanym partnerem technologicznym.

Wdrożenie oprogramowania do świadczenia usługi privote w profesjonalnym centrum danych okazało się strzałem w dziesiątkę. Jej użytkownicy nie doświadczyli ani jednej awarii, która utrudniłaby przebieg spotkania czy głosowania. Zyskali dostęp do wielofunkcyjnej, nieustannie rozwijanej przez jej twórców platformy. Obecnie trwają prace nad tym, aby posiedzenia mogły samodzielnie organizować kancelarie prawne współpracujące z privote. Wdrażany jest też moduł weryfikacji uczestników spotkania na podstawie identyfikacji ich twarzy i automatycznego odczytywania danych z okazanego do kamery dowodu osobistego.

Jak podkreślają przedstawiciele privote, użytkownicy bardzo pozytywnie odbierają fakt, że infrastruktura odpowiedzialna za świadczenie usługi głosowania znajduje się u profesjonalnego dostawcy, który ma wiele lat doświadczenia w zapewnianiu jak najwyższego poziomu bezpieczeństwa. Dzięki tej współpracy gwarancja poufności danych została potwierdzona wieloma certyfikatami wystawionymi przez niezależne podmioty.